[分享] 在Word中使用的一些小技巧(一)

在长文档中快速漫游
        在文档中漫游。单击常用工具栏上（就是有[新建]和[打开]按钮的那个工具栏，靠近右边）的[文档结构图]按钮，然后再单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置。文档结构图将在一个单独的空格中显示文档标题，你可通过文档结构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。在文档结构图中，可选择显示的内容级别，调整文档结构图的大小。若标题太长，超出文档结构图宽度，不必调整窗口大小，只需将鼠标指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。

快速改变快捷键
        同时按下Ctrl+Alt+[+](其中的[+]为数字键盘上的加号键)三键，这时光标会变成一个奇怪的形状，而且当你移动时光标位置不变。
        将这个变异的光标移动到菜单上或工具栏上，左键单击你想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出[自定义键盘]对话框，进入[请按新快捷键]选项。
按下新的快捷键以后，文本框中会显示你的快捷键组合。注意：最好用Shift+Alt+Key(键盘上的任意键)的组合，因为这样的组合在Word 中很少被用到，以免重复。此外输入组合键时要同时按下，否则Word 不予承认。在[当前快捷键方式]文本框里选中要删除的快捷方式，然后单击[删除]可以去除不需要的快捷键。

快速返回到前次的编辑位置
        Word2003 不仅提供了静态的定位操作，而且还能够找到编辑过程中的刚才的文档编辑位置。
当在文档的某个位置进行编辑时，可能会需要查看文档的另一位置的信息，这时文档位置发生了改变，再回到原来的编辑处则需要使用文档移动功能键进行查找。Word2003 提供的快速恢复编辑位置的功能可使这个操作非常简单。若要回到前次的编辑位置，只需按Shift+F5组合键即可，它使光标在最后编辑过的三个位置间循环。另外，当文档关闭的时候，Word2003 也会记录此时文档的编辑位置，当再次打开该文档的时候，按下Shift+F5组合键就回到了关闭文档时的编辑位置，这种功能尤其给编辑文档的连续性带来了很大方便。



自动断字
        用断字功能可以避免在两端对齐的文本中出现大片空白，或在窄行文本中保持相同的行宽。可以用设置自动或人工断字的方法：
a)        指[工具]菜单中的[语言]子菜单，然后单击[断字]命令打开[断字]对话框。如果[断字]命令没有出现在[语言]子菜单中，则需要安装断字工具；
b)        选中[自动断字]复选框；
c)        在[断字区]框中，输入一行中最后一个单词末尾距右页边距的距离。要减少连字符的数量，应放宽断字区。要减小右边参差不齐的现象，应缩小断字区的大小；
d)        在[连续断字次数限为]框中，输入可连续断字的行数。

自动添加题注
        在Word2003 中，可以在插入表格、图表、公式或其它项目时自动添加题注，也可以为已有的表格、图表、公式或其它项目添加题注下面介绍插入项目时自动添加题注的方法：
a)        单击[插入]菜单中的[题注]项打开[题注]对话框，单击对话框中的[自动插入题注]按钮，打开[自动插入题注]对话框；
b)        在[插入时添加题注]列表中，选择要用Word 插入题注的项目。如果要在插入表格时自动添加题注，则选中[Microsoft Word ]复选框；
c)        在[标签]框所带的下拉式列表中选择相应的标签。如果[标签]列表中没有想要的标签，单击[新建标签]，打开[新建标签]对话框，在[标签]文本框输入想用的标签如[附表]，然后单击[确定]按钮；
d)        在[位置]框所带的下拉列表中选择题注所处的位置；
e)        Word 一般是以阿拉伯数字[1，2，3，……]来为题注编号的，如想使用其它编号方式，单击[编号]按钮打开[题注编号]对话框，在[格式]框所带的下拉列表中选择一种编号方式，单击[确定]按钮；
f)        单击[确定]按钮。
这样每次在文档中插入表格时，Word2003 就会按刚才所选择的方式为其添加题注。

自动签名
        电子邮件签名由文本和\或图片组成，Word 自动将其添加在等发电子邮件末尾。可为不同类型的读者追寻自定义签名。例如，对你的朋友和家人只使用名，对商务联系人的邮件使用全名和电子邮件地址。也可以使用签名添加要反复套用的文字，解释你希望收件人如何答复你的邮件。追寻的方法为：
a)        在Word 文档或电子邮件中，单击[工具]菜单中的[选项]命令，然后单击[常规]选项卡；
b)        单击[电子邮件选项]按钮，然后单击[电子邮件签名]选项卡；
c)        在[请键入或从列表中选择电子邮件签名的标题]框中，键入签名的名称；
d)        在[创建电子邮件签名]下插入用于签名的文字；
e)        单击[添加]按钮。Word 将签名作为[自动图文集]词条保存在Normal模板中。

Ctrl键的使用技巧
        在实际的排版过程中我们经常用到“复制”与“粘贴”，其实我们完全可以用Ctrl键加上鼠标拖动来完成这两步操作。方法是：先用鼠标选中要复制的对象，然后在按住Ctrl键的同时用鼠标左键按住复制对象进行拖动，一直拖动到目的地后松开鼠标即可。使用它不但可以复制文字对象，而且还可以复制图形对象。此方法的最大好处是不经过剪贴板，无形中减轻了不少负担。

“？国”
        在[查找内容]中输入“？国”可以代表任意单个字符，此时就可以找到诸如“英国”、“法国”、“德国”等字符。输入“？？？国”就代表几个未知字符。此时可以找到“孟加拉国”、“意大利国”、“阿根廷国”等字符。

自动重新分页
        在使用Word 进行文档编辑的时候，分页命令可被自动执行。比如正在编辑的文档超过一页纸时，它会自动进入到下页。自动重新分页是在进行文档编辑的时候Word 自动执行的功能。它主要用于如下情况：
1.        当打开一个编辑好的长文档时，在屏幕最底行的状态中会显示[Word 正在重新分页]；
2.        编辑过程中对文档的内容进行了插入或删除等操作后，Word 会在后台进行自动重新分页，对于长文档，Word 则会出现暂时[忙]状态，以进行自动重新分页的操作；
3.        打印时Word 必须先计算出文档的页数，才能进行打印操作，故处于打印预览状态时也会出现进行自动重新分页的操作；
4.        编辑文档过程中正在编写文档的目录或索引。
        当然Word 的自动功能很多，这里只介绍这几个，希望能给你带来收获。

自动恢复文档
        可以通过使用Word的[自动恢复]功能定期地保存文档的临时副本。要在断电或碰到类似问题的情况下恢复工作，必须在出现问题前，做下例操作：单击[工具]菜单的[选项]命令，再单击[保存]选项卡，然后选中[自动保存时间间隔]或[保留备份]复选框（或两者都选中）。如果需要，请设置[自动恢复]保存间隔时间小于10分钟。要在文档意外删除或损坏后恢复工作，必须在出现问题前选中[保留备份]复选框。
若丢失文档前启动了[自动恢复]功能，你就可以打开它了。方法是：单击[打开]按钮。在文件夹列表中，双击Temp文件夹。该文件夹通常位于Windows文件夹中。选定[文件类型]框为[所有文件]选项。Word 为每个恢复的文档都命名为[自动恢复功能保存+文件名]，并且文件的扩展名为.Doc。打开恢复的文档，再单击[保存]按钮，在[文件名]框中，键入或选定已有的文档文件名。

替换特殊格式的字体技巧
        如果要将全文中的某个词或者字替换为统一的格式，比如将[Word2003 ]改为红色、斜体、下划线，一个一个地改当然费时费力。我在办法一下搞定，其方法如下：打开替换对话框，在[查找内容]中输入[Word2003 ]（实际输入时不带引号），在[替换为]中同样输入[Word2003 ]（同上），然后单击[高级]选项，打开[格式]菜单，将字体设置为红色、斜体。下划线，单击[全部替换]。

备份个性化设置
        Word2003 自带在一个备份个性化设置的工具。打开[开始]菜单，指向[Micorosoft Office tools]｜[Save My Setting Wizard]单击，将出现个性设置对话框，按提示作就行啦，可以备份到任何地方。提示：备份个性化设置时要先关闭Word2003 ，否则不成功。题外话：对初学者而言，在进行个性化设置时容易把菜单搞乱，甚至误操作导致菜单全部失踪，这时可按[F1]键帮助恢复。还可以打开[工具]｜[选项]｜[保存]对话框，在[提示保存Normal模块]上打钩，这样，每当菜单栏工具栏有任何细小的改动，Word2003 在关闭时就会自动弹出警示框预告：[所作修改会影响共用模板：Normal。是否保存所作修改？]根据需要选择即可。

将文字快速转换为图片
        如果你发现E-mail给海外的亲友，但对方计算机又没有中文系统，无法进行汉字浏览，是不是很扫兴呢？别遗憾，我在办法，其实我们只要把文字转换为图片，就会保持文档格式的原貌，这样你的海外亲友就能读到祖国的语言啦。将文字快速转换为图片并不需要专门的图形编辑器，Word2003 一样可以做到。方法如下：首先，将编辑的文件存为doc格式，然后将其关闭。再在Word2003 中新建一个文件，把刚才存盘的那个文件拖到新建的文件中，你会发现，你看见的虽然是文字，但Word2003 已经把它转换成图片啦。用E-mail发送给你的海外亲友吧。


快速创建和撤销上下标
        我们一般创建和撤销上、下标的方法是通过单击工具栏上的上、下标按钮，其实他们都有快捷键可用，掌握和使用它们，让我们的工作更省时。创建上标：[Ctrl+加号]，再按一次即撤消。创建下标：[Ctrl+减号]，再按一次即撤销。

快速把文本升为标题
        将光标置于需要升为标题的文本所在行，按下[Alt+Shift+?]组合键，可将文本快速升为标题，且式样为1,按[Alt+Shift+à]组合键，可将标题逐渐降为2、3、……9。

快速还原图形尺寸
        有时我人会在文档中放置一些图片，并作适当的修改，如果修改得不满意，想还原后重新来过，可按住Ctrl键，用鼠标双击该图片，即可快速还原原来的尺寸。

快速重复输入字符
        要想重复最后一步操作，可按F4键。特别是用于重复输入某个字符，非常有用。比如我们要输入“咚咚咚咚咚咚”一组象声词，在输入第一个“咚”以后，按下F4键，将在光标所在处重复输入又一个“咚”，如果你想要重复复制大段大段的文件，按F4是绝佳的选择。

快速取消项目编号格式
        当我们在文档中输入了项目编号1，回车之后Word2003 会自动为我们生成项目编号2、3、4、……如果我们想取消这些项目编号，一般的方法比较繁琐，我有一简便方法：将文档全选，然后剪切，再粘贴回去，在Word2003 中的智能标记中选[仅保留文本]格式，即可快速取消项目编号。

快速选定字符块
        在文件左边空白处：单击鼠标可以选定一行文字；双击则选定整个段落；按住Ctrl键单击鼠标，选定全文。
        在文档中：双击鼠标选定词组；三击鼠标选定段落；按住Ctrl键单击鼠标，选定一个句子。

快速插入当前日期和时间
        一般情况下我们要在文档中插入日期和时间，所用的方法是打开菜单栏的[插入]下拉菜单，选取[日期与时间]获得。现在你可以使用以下这两个组合键快速插入啦，插入日期：[Alt+Shift+D]键；插入时间：[Alt+Shift+T]键。

快速切换文档
        Word2003 允许我们打开多个文档进行编辑，每个文档都会在编辑栏上显示一个图标，方便我们在各文档中进行切换。事实上这种切换方式并不方便，如果在工具栏上有切换文档的按钮那就太好啦。那就跟着我添加吧。打开[工具]｜[自定义]｜[命令]，在类别列表中选取[所有命令]，然后在右边的命令框中找到[New Window]和[Prev Window]两个命令，将其拖放在工具栏上，这两个命令将分别显示为[下一窗口]和[上一窗口]两个按钮，其功能就是向前和向后切换文档，与IE的[前进]和[后退]方式一模一样，而且可以循环切换。

一次选取数个图片
        如果我们要在文档中插入数个图片，不必一个一个地选取，可以按住Shift键的同时用鼠标逐个单击要添加的图片，然后[插入]即可。

精确地移动图片
        在一般情况下，通过鼠标来移动图片就可以达到我们的要求，不过，这种方法只是适用于对位置要求并不十分苛刻的排版。如果你对图片的摆放位置要求比较严格的话，你可以试一试下面的方法。首先用鼠标左键单击图片以选中它，然后按住Alt键的同时用四个方向键（也可以使用鼠标）来逐像素的移动图片。

另有妙用的Ctrl+Z
        大家都知道，Ctrl+Z的作用是撤销上一个操作，能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作，或是恢复到以前的某一步。但你知道吗，Ctrl+Z还有特殊的作用。先举一个例子，在没有改变Word 缺省设置的情况下，在空行中输入：“1、计算机的实际应用”，系统将会自动将其变为自动编号的形式，并在下一行添加“2、”字样。这时如果按BackSpace键，可以删除第二行中的项目编号，并不能删除第一行中的项目编号形式，也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了，不可选。这时，Ctrl+Z就发挥作用了。比如我们输入“1、计算机的实际应用”敲回车后，顺手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行还是原来的样子，一点也没变。原来系统有“自动更正”的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。比如我们输入“1、计算机的实际应用”并敲回车后，系统作了两件事，先是换到下一行，然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下Ctrl+Z，刚好取消了第二个操作，就像什么事都没发生一样，系统“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改，这里就不再细说了。大家可以根据此原理去发现Ctrl+Z的更多妙用。

恢复错误操作
        不小心进行了错误的操作，如删除了不该删除的文字，进行了不正确的格式排列等，如何才能恢复到误操作前的状态呢？Word 提供了免费的后悔药：Ctrl+Z。
        进行了错误的操作后，可以按键盘上的Ctrl+Z组合键来进行恢复，并且多次按下Ctrl+Z组合键时，还可以按时间先后的相反顺序进行多次恢复。这个后悔药从打开Word 文档一直到关闭都有效。

在图片中键入文字
        如果想在Word2003 文档中插入的图片上添加说明之类的文字，可以采用下面的技巧：
        首先将图片插入文档，单击“插入”｜“文本框”子菜单下的“横排”命令。十字光标出现后在图片上建立一个文本框，然后在其中输入需要的文字。最后打开“设置文本框格式”对话框，将文本框的填充和线条颜色设置为“无”，文字就会非常自然地显示在图片上。

控制转换的字体
        有时打开别人传来的文档，发现里面含有自己计算机中尚未安装的字体。如果打开的文档中包含有这样的字体，Word 会将字体替换为机器中已安装的字体。如何来控制要替换的字体呢？我们可以这样做：单击[工具栏]菜单中的[选项]命令，再单击[兼容性]选项卡。单击[字体替换]按钮。在[字体替换]的[文档所缺字体]中选择所缺少的字体名称。在[字体替换]列表框中，选择用以替换的另一种字体，再单击两次[确定]，系统就会按要求进行字体的转换。

将样式传给其它文档
        某一文档中创建了几种样式后，如果想在其它文档中也使用这几个样式，可以用下面的方法。打开一个包含这些样式的文档，选择[格式]菜单中的[样式]命令，在[样式]对话框中选择[管理器]按钮。在[管理器]对话框中，打开的文档中的一列样式会显示在左边，Normal.dot模板中的样式显示在右边。选择左边的样式，单击[复制]按钮，就将其添加到了右侧的列表中。单击[关闭]按钮。下次我们就可以从Normal.dot文档中使用这些格式了。

自动创建项目符号
        在Word 中，若要自动创建项目符号，只需在文档中键入一个星号“*”或者键入一个或两个连字符号“-”后跟一个[空格]或[制表符]。在键入文档时，当该[回车键]结束该段落时，Word 将自动创建项目符号，并且在新的一段中也自动添加该项目符号。

文章快速定位
        当编辑比较长文档时，经常需要大段翻页，使用鼠标拖滚动条速度太慢，键盘的光标键或翻页键又不能精确定位，如果页数太多的话效率也比较低。这里告诉大家一个简单的方法：按着Shift键在滚动条上你想让滚动条到达的位置点鼠标左键，滚动条就会立刻到达你所点的位置。这样的翻页方法又快又准确。

显示过宽文档
        在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全。这可怎么办，总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧！这时我样可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。如果使用的是普通视图或大纲视图，可以单击[工具]菜单中的[选项]命令，再单击[视图]选项卡，然后选中[窗口内自动换行]复选框即可。我们也可以改变显示比例使文字适于普通视图或页面视图中的文档窗口。这时我们可以单击[视图]菜单中的[显示比例]命令，然后选择[页宽]选项即可。我们还可以切换到Web版式视图中，使文字自动换行。

回收系统资源
        当进行了[复制]、[剪贴]操作后，被复制或剪贴的内容会被保存到剪贴板里，而且剪贴板不会自动清空，直到关闭Word 文档。这样剪贴板里的内容会占用系统资源。方法是依次打开[编辑]｜[Office剪贴板]（或者按两次Ctrl+C组合键），这时候就会在右面出现剪贴板的窗口，单击[全部清空]即可。

自动插入页码
        当被编辑的Word 文档较长时，就需要为其加上页码，以方便浏览和进一步编辑。手动给每一页加上页码很单调和麻烦。如何让Word 文档自动为被编辑的文档加上页码呢？方法如下：[插入]｜[页码]，会出现页码编辑对话框。在这里还可以选择文档中页码的位置、格式等。

        .doc格式是Word 常用的文件保存格式，如果.doc格式占用了较大的磁盘空间，对文档的使用和传输都是不利的。如何使自己的文档保持最苗条的身材呢？不妨按下面的方法试一试，使你Word 文档的字节数降到最低的限度。
a)        将文档另存
        在Word 中打开一个[.doc]文档，在菜单栏上选择[文件]｜[另存为]命令，将文件换名另存，现在对比一下两个文档，你会惊奇地发现，换名另存后的文件一下子减少了很多[KB]。
还有一招也有异曲同工之妙。先在Word 中打开一个[.doc]文档，按下Ctrl+A键，选中全部文本，将文本拷贝到剪贴板中，然后新建一个空白文档，将文本粘贴，最后保存。现在再比较一下两个文档的大小，怎么样，处理后的文档苗条了不少吧。
b)        取消嵌入TrueType字体
在文档中嵌入TrueType字体会增加文档的尺寸。在菜单栏上选择[工具]｜[选项]命令，把弹出的[选项]对话框切换到[保存]选项卡，如果确认你的文档中没有嵌入TrueType字体，就取消[嵌入TrueType字体]复选框的选择，如果嵌入了TrueType字体，同时选择[只嵌入所用字符]和[不嵌入常用系统字体]复选框，可以只嵌入文档中使用的字体样式，减少了文档的尺寸。
c)        合理插入图片
文档中插入了图片，是文档突然膨胀的重要原因。尽量插入小尺寸的图片，尺寸较大的图片，可用图形工具将其长宽缩小。图片格式最好是GIF、JPG等，少用高位真彩图片。
d)        删除老版本
        同一文档中若保存了多个版本，会增加文件的尺寸。在菜单栏上选择[文件]｜[版本]命令，在弹出的对话框中可以查看文档是否有其它版本，如果有其他版本，可以通过把没有保存价值的老版本删除，以减少文档字节。

Word 中巧输星期
        进入[项目符号和编号]对话框[编号]选项卡，单击[自定义]按钮，在[编号样式]一栏内只能选择[1，2，3]或[一，二，三]等样式，要输入星期一、二、三怎么办？其实只须先选中要填充的表格，在[编号样式]栏内选择[一，二，三]，然后在[编号格式]栏内的[一]前输入[星期]即可。