[分享] 在Word中使用的一些小技巧(一)

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在Word中使用的一些小技巧(一)
如何将Word文档转换成幻灯片
我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档，同时又不想重新进行输入和制作，这个时候就需要用到Word的文档转换功能。
其实，Office本身就提供了一种十分方便的各种环境间文档转换的方法。方法就是直接把另外一个编辑里的文档打开。例如，需要将Word文档转换成PowerPoint文档时，启动PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文档，单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。

如何在没有安装Word的计算机上查看文档
有时用户需要将制作的文档拿到其它没有安装Word的计算机上使用，如果时间来不及的话，可以不安装Office，采用以下方法。
在完成文档编辑后执行“文件”菜单下的“另存为网页”命令，输出的网页文件自然可以拿到其他计算机上演示了，而且对作品的效果影响不大，只是一些版式变化。另外，也可以用写字板来打开Word文件。

换页时不再频繁敲回车键
       在编辑文档时，以常会遇到换页的情况，大多数的用户都会敲很多次的回车键以生成新的页面，这实际上是一个非常不好的习惯，因为当用户对前面的内容再作修改时，会直接影响到版面，所以用户应当使用下面的方法：
       当编辑到需要换页的位置时，按住“Ctrl”键后再按下回车键，插入一个分页符，这样就完成了换页的工作，非常方便。

微调各边距
       用户在进行排版时，通常都会使用鼠标左键来调整页边距、左右缩进、制表符、表格边框线等，但有时由于各种原因（如鼠标不灵敏，屏幕分辨率较低等），效果不尽人意，不能精确的移到理想的位置，这时可以在调整的过程中加按鼠标右键（不释放左键）来进行微调，可以达到理想的效果。

在屏幕提示中显示快捷键
       在Microsoft Word中，通过在屏幕提示中显示快捷键。用户就可以知道最常用Word命令的快捷键。在选择显示工具栏屏幕提示时，用户可以指定Word同时显示该工具栏按钮的快捷键。
       执行[视图]菜单上[工具栏]子菜单上的[自定义]命令，在弹出的对话框中选择[选项]选项卡，选中[显示关于工具栏的屏幕提示]复选框和[在屏幕提示中显示快捷键]复选框。

快速删除Word不常用的按钮和菜单
       Word中的工具栏上的一些常用按钮使得编辑文章更加方便，但我们也发现有些按钮并不常用，但却占居了许多宝贵的屏幕空间。其实用户可以这样删除它们：在工具栏空白处单击鼠标右键，选择[自定义]命令，弹出对话框后不要去管它，直接从工具栏上把用户要删除的按钮按住不放，将它拖到屏幕空白处（会出现一个小叉）放开即可删除，非常方便。
       其实还有一个非常容易的方法，只要按下Alt键不松开，然后用鼠标把相应按钮拖放到工具栏外面即可，利用此法甚至可以删除Word菜单下不常用的命令。
更改菜单打开方式
       如果有人的Office xp菜单是以滑动或者展开的动画效果显示的，用户一定觉得够酷，其实用户也可以使用这种效果，打开工具菜单下的[自定义]对话框，在[选项]标签中用户可以看到菜单的打开方式这一项，系统默认是“无”，通过它的下拉菜单用户可以看到“无”、“任意”、“展开”、“滑动”这几项，用户选自己喜欢的方式，就可以看到更酷的效果了。

实现文档的自动滚动
       如果你还未使用内置滚动的鼠标，那么在查看一篇长文档时，一定会感觉到不停点击鼠标左键或拖动滑块的烦恼，其实Word XP中提供了一个“自动滚动”的功能，为什么不利用一下呢？
       从[工具]｜[自定义]下打开[自定义]窗口，从左侧窗口中选中[工具]类别，然后在右侧[命令]下拉列表框中找到[自动滚动]项，再将这个项目拖到Word界面中，随便找一个地方放置即可，只要你觉得醒目就行了。以后即使你没有滚动鼠标，也可以使用“自动滚动”功能来查看长长的文档，当然如果你想阅读电子文档那就更方便了。假如你觉得滚动速度太快，上下移动鼠标可以自行调节，不需要滚动时只要左击或右击均可，相当于给你的两键鼠标增加了一个免费的滑轮。

重命名自定义工具栏
       你可以重命名任何已创建的自定义工具栏；但是不能重命名Microsoft Office或Office家族程序提供的内置工具栏。
A.       在[视图]菜单上，指向[工具栏]，再单击[自定义]。
B.        单击[工具栏]选项卡。
C.        在[工具栏]框中，单击要重命名的自定义工具栏。
D.       单击[重命名]。
E.        在[工具栏名称]框中键入新名称，再按Enter键即可。

Word文档与RTF文档的互换问题
       Word允许用户输入和输出一种RTF特殊格式的文件，只需选择[另存为]命令，在[保存类型]中选择[RTF格式]即可。
       RTF是Rich Text Format的缩写，并将它作为该格式的扩展名。RTF文件格式是由Microsoft创建的。它是为在不同程序间传递数据而设计的。其优点之一就是文件的格式信息不会丢失或破坏。例如，用户可以利用RTF格式将文档在Word与老版本的Word、PageMake以及其它几种流行的软件（包括Word for the Mac）之间传送。

让光盘不自动播放
       许多光盘都带有自动运行功能，只要一放进光驱，就会自动播放，很是烦人。其实，我们如果不想让其自动运行，只要在将光盘放入光驱后一直按着Shift键，直至光盘驱动器的指示灯熄灭，光盘就不会自动播放了。

将图片移到全适的位置
       当用户有在Word文档中放置图片时，它会自动与一个可见的风格对齐，以确保所有内容整齐的排列。如果需要精确地控制图片的放置位置，用户可以在拖动对象时按住“Alt”键，以暂时忽略网格。用户可以看到该图片将平滑地移动，而不是按照网格间距移动。
       如果图片不需要与文字对齐，用户可以使用这一技巧。为了确保该功能可用，请用户双击该图片，然后选择“版式”选项卡，选择环绕方式区域下非嵌入式的任意放式，最后单击“确定”按钮即可。

如何在Word中调整汉字与英文字母间的距离
       在中文Word中汉字与英文字母与数字之间一般都好存在一小段间隔，这个间隔一般有一个空格大小，但我们却无法删除掉。例如：我们输入“中文Windows98的新特性”，在“中文”和“Windows”之间以及“98”与“的”之间都有这段间隔。这虽然有助于突出显示汉字与英文之间的区别，使文档一目了然，但有时我们也需要关闭些功能，关闭的方法如下：
a)         按Ctrl+A选定全部文档；
b)        选择[格式]｜[段落]｜[中文版式] ；
c)         在[中文版式]选项卡中取消[字符间距]设置框下面的“中、英文间自动调整间距”和“中文、数字间自动调整间距”选项左边的复选框。




[ 本帖最后由 寂寞舟 于 2007-1-19 22:12 编辑 ]

在Word中使用的一些小技巧(二)
如何在Word中任意修改字间距
       在Word中修改字间距很不直观，有些用户甚至不知道该如何设置字间距，而不得不使用系统默认值。Word的字距有“标准”、“加宽”、“紧缩等”三种字间距，它的实际距离不是一尘不变的，而是与文档中字号的大小有一定的关系。“加宽”间距则是在“标准”的基础上再增加一个用户指定的数值，“紧缩”则是在“标准”的基础上减去一个用户指定的数值。由于“加宽”和“紧缩”都是在“标准”的基础上进行调整，不至于出现字号与字间距不匹配的情况。调整字间距的方法如下：
a)         选定文本；
b)        选择[格式][字体][字符间距]选项卡；
c)         在间距下拉列表中选择适当的类型和增添或减小的间距数值。最后“确定”即可。

如何在Word中任意修改行距
       在Word中提供了很多种标准的行距供选择，在[格式]｜[段落]的[缩进和间距]选项页，在“行距”框里提供了行距的选择列表。包括“单倍行距”、“最小行距”等。可是标准行距并不一定符合我们的需要。例如，我们希望行距尽可能小时用“最小行距”就满足不了要求。如果我们想要任意设置行距的大小，必须将行距设置为“固定值”，然后在右边的“设置值”对话框里任意输入行距的磅数即可。

关闭和开启自动超级链接
       有时候，在处理某类文档时，不希望Word自动把Internet和E-mail地址自动转换为超级链接，这时应选择暂时关闭自动超级链接功能。你可以选择“工具”｜“自动更正选项”，在“键入时自动套用格式”选项卡中取消“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框，单击“确定”按钮。

避免不完整的超级链接
       有时，我们输入的超级链接包含空格。结果是一个地址还没有输完整，刚一按下空格键，Word就把前半部分自动转成了超级链接。应该如何避免这种情况呢？
       遇到这种网络地址，我们在输入的时候，应该用双引号把地址引起来。这样，当输入完尾部的双引号，再按下空格键时，这相中间带有空格的网络地址就能正确地转换了。需要注意的是，这里使用的双引号应该是英文字符，而不是汉字的全角双引号。

编辑、跟踪超级链接
       如果需要改变文档中超级链接所显示的内容，可以使鼠标右键单击该链接，选择[编辑超链接]选项，打开[编辑超级链接]对话框。在“要显示的文字”选项的文本框中输入新的文字，单击“确定”按钮即可。
       在“编辑超级链接”对话框中，我们还可以改变超级链接的地址，使它指向另外的网络地址或文件。跟踪超级链接的办法是按住Ctrl键，同时用鼠标单击该链接。

创建文档内部的超级链接
       当需要在一个文档内部创建超级链接，以实现阅读中的跳转时，可以选择以下三种方法：
a)         拖放式编辑法
       首先保存文档，然后选择选定的词、句或图像作为超级链接的目标，按下鼠标右键，把选定的目标拖到需要链接的位置，释放鼠标按键，在快捷菜单中选择“在此创建超级链接”即可。
b)        拷贝、粘贴法
       有时，超级链接的起点和终点在文档中相距较远，使用拖放式编辑很不方便。这时，可以使用下面的步骤来创建超级链接。选择超级链接的目标词、句或图像，按Ctrl+C拷贝选定内容，把光标移动到需要加入链接的位置，选择[编辑]｜[粘贴为超链接]即可。
c)         书签法
       首先保存文档，选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标，选择[插入]｜[书签]，插入书签时需要为书签命名，注意书签名不能重复。命名后单击“添加”按钮，把光标移到需要添加超级链接的位置，选择[插入]｜[超级链接]，在“编辑超链接”对话框中单击“书签”按钮，并在“在文档中选择位置”对话框中选择特定的书签，单击“确定”按钮即可。

特殊符号的使用
a)         在元音上加一个重音符号—我们只要先按Ctrl+“＇”两键，然后按元音字符即可；
b)        版权符：Alt+Ctrl+C；
c)         注册符：Alt+Ctrl+R；
d)        商标符：Alt+Ctrl+T；
e)         上下颠倒的问号：Ctrl+Shift+Alt+?；
f)         上下颠倒的感叹号：Ctrl+Shift+Alt+！。

怎样使用键盘选定文档中的字符
       在键盘上同时单击Shift和方向键[→],则可选定[插入点]右边的一个字符；若同时单击Shift和方向键[←]，则可选定[插入点]左边的一个字符。




[ 本帖最后由 寂寞舟 于 2007-1-19 22:11 编辑 ]

字太大了，重叠没法看啊

把后面的字放小些

在Word中使用的一些小技巧(三)
用键盘选定行
       如果在键盘上同时单击Shift和方向键[↑],则可选定从[插入点]开始到[插入点]为止的全部字符。如果同时单击Shift 和方向键[↓]，则可选定从[插入点]开始到[插入点]为止的全部字符。

不在任务栏上显示多余文档图标
       默认情况下，Word将使用个别文档界面，也就是说你打开的每一个文档都将使用一个单独的新窗口打开，在任务栏下会显示相应的图标，用户点击任务栏的文档图标即可快速切换到不同的文档窗口。不过，你打开的文档太多，那么任务栏上就会显得非常零乱，假如你不希望如此，可以从“工具”菜单进入“选项”窗口，在“视图”标签页中清除“任务栏中的窗口”复选项，以后就可以从“窗口”菜单中选择需要显示的文档窗口，任务栏上就不会显示乱七八糟的文档图标了。

Word“分节”的妙用
       在Word中，“节”是文档的一部分，可以在其中单独设置某些页面格式设置选项，如果需要修改属性，例如行编号、列数、页眉和页脚时，可创建一个新的节，并对这个新的节应用新页面设置选项。除非插入分节符，否则Microsoft Word会将整个文档视为一个节。分节符是为表示节结束而插入的一个标记。分节符中保存有节的格式设置元素，如页边距、页的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。分节符在文档中显示为包含有“分节符”字样的双虚线。插入分节符的方法如下：
       单击文档中需要插入分节符的位置，单击“插入”菜单栏中的“分隔符”命令，出现一个名为“分隔符”的对话框。
       在“分节符类型”下，单击描述了所需新分节符开始位置的选项。分节符类型共有4种：“下一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”。可根据需要进行。

为部分文档创建不同的页眉或页脚
       创建页眉或页脚时，Word自动在整理文档中使用同样的页眉或页脚。要为部分文档创建不同于其它部分的页眉或页脚，需要对文档进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。
a)         如果尚未对文档进行分节，需要在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符；
b)        单击要为其创建不同页眉或页脚的节；
c)         单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。出现“页眉和页脚”工具窗口；
d)        单击“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮。
e)         修改已有的页眉或页脚,或为该节创建新的页眉或页脚。Word后自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。
f)         要为下一节创建不同的页眉或页脚面，重复步骤1到步骤5.

让文档中的图片更瘦一些
       如果文档中仅仅只有一些文字内容，那么它的个头通常不会很大，至多几十KB而已。不过，假如由于某种原因在文档中插入了几幅图片，那么文档的个头就会急剧膨胀，不仅编辑和传输非常不便,而且打开或保存时也特别缓慢。
       不过，我们可以对插入文档中的图片进行压缩处理，选中图片后，WordXP会自动激活一个图片工具栏，选中右起第5个工具按钮，就可以在“压缩图片”窗口中选择“选中的图片”项，假如你想压缩文档中的所有图片，可以选择“文档中的所有图片”，这里已经自动勾选了“压缩图片”和“删除图片的剪裁区域”两个复选项，单击“确定”按钮后，会出现一个对话框告诉你压缩图像命令可能会损坏图像的质量，询问是否进行图像优化，确定后就可以压缩图片的身材了。

自定义新符号
       虽然Word中有很多符号可以直接挑选使用，但总是感觉不够用，例如人作弧线，这时就只有通过自己来定做了。定做新符号实际上就是使用Word图片来进行创作，具体操作起来还是比较简单的，本文文以定做弧线为例简单地说明其过程。
       首先单击[插入]菜单栏，选择[对象]，然后在弹出的对话框中选择[新建]栏中的“MicrosoftWord图片”项，单击“确定”，这样到了图片的编辑区中，下面不可以直接在这该区中绘制一段圆弧。在圆弧下面做一个文本框写上要写的圆弧文字，然后将图片调整到合适的大小就可以了。
       另外，在选择制作Word图片时，最好将“浮于文字上方”这个复选框取消掉。依此方法就可以自己定义各种比较特殊而又要用到的符号了。如果该符号需经常用到，也可以加入到自动图文集中或者将上述过程用宏的方式记录下来并放到工具栏中，以后想用的时候就可以直接在工具栏中选取了。

准确移动文本
       在实际编辑文档过程中，如果使用鼠标拖曳的方式移过长的文档时，由于移动距离远，会出现移错位置的事情。实际我们可以采取这样的方法避免：先选中要移动的文档，再按[F2]键，此时状态栏显示[移动至何处？]，把输入焦点点到目的地，按回车键便可准确移入。

页面边框
       你可以为文档中每页的任意一边或所有边添加边框、也可以只为某节中的页面、首页或除首页以外的所有页添加边框。有多种线条样式和颜色以及各种图形边框的页面边框。

更改菜单打开方式
       如果有人的OfficeXP菜单是以滑动或者展开的动画效果显示的，用户一定觉得够酷，其实用户也可以使用这种效果，打开工具菜单下的“自定义”对话框，在“选项”标签中用户可以看到菜单的打开方式这一项，系统默认是“无”，通过它的下拉菜单用户可以看到有“无”、“任意”、“展开”、“滑动”这几项，用户选自己喜欢的方式，就可以看到更酷的效果了。

在Word中使用的一些小技巧(四)
将姓名按姓氏笔划排序
       在举办会议或者进行评比时，需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。首先，将需要排序的姓名写出来，每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车”换行，选中所有需要排序的姓名，执行[表格]菜单上的[排序]命令。
       在[排序文字]对话框里，“排序依据”项选择“段落数”，“类型”项里根据各自的要求，可以选择“笔划”、“数字”、“拼音”、“日期”四种排序方式，在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式，单击“确定”，杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条了。

锁定插入的日期和时间
       在上面的例子中，我们介绍了如何插入“日期和时间”，如果在插入日期和时间的时候在“日期和时间”对话中选择了“自动更新”的话，则每次打开该文档时日期和时间都会变成当前的日期和日间。如果用户不需要时期和时间的自动更新，可以单击时间和日期处，按下Ctrl+F11组合键，这样就可以锁定日期和时间了，还有一种一劳永逸的方法，就是按下Ctrl+Shift+F9组合键使时间和日期变为正常的文本，自然就不会自动更新了。

给正文添加正文边框
       在Word2003中，若要在[页面视图]下给文档添加[正文边框]，可以单击[工具]｜[选项]｜[页面视图和Web版式视图选项]下的[正文边框]。

怎样打开阅读版式
    在Word中阅读文档，我们可以使用[阅读版式]。打开[阅读版式]的方法是：单击菜单中[视图]下的[阅读版式]即可。使用[阅读版式]的好处在于：它会隐藏除[阅读版式]和[审阅]工具栏以外的所有工具栏。

使有格式刷重复复制格式
    格式刷的用法相信广大用户都会，但是每次只能调整一次格式是不是很不方便呢？
    其实只要双击“格式刷”按钮，用户可以将选定格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下“Esc”键即可关闭格式刷。

利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里
    用户在录入一段文字时，经常会遇到这样的情况，一个由多个单词组成的词组（如人名）被分隔在两行文字里，如果遇到这种情况，可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。
    方法很简单，选中词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可。

让光标在段落间快速移动
    在编辑Word文档的时候，如果需要在段落之间移动，可以使用Word提供的一个快捷键只需按住Ctrl键，然后再按下方向键口的向上或向下键，这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落。

巧用“选择性粘贴”口的“无格式文本”
    用户在制做文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其他文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。
    将需要的文字复制到剪贴板后，执行[编辑]菜单上的[选择性粘贴]命令，在弹出的对话框口选择“无格式文本”。单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。

快速显示文字格式
    在用户编辑文档的时候，有时需要确定某一段文字应用了何种格式（如字体、大小等）。
    执行[帮助]菜单上的[这是什么？]命令，鼠标指针变为一个问号后，单击需要确定格式的文字。屏幕上就会显示出该文字的格式。用户还可以按下Shift+F1组合键，然后单击需要查询格式的文字。如果不需要文字的显示，可以按下Esc键取消。

在Word中用另类方法复制文本
    选定需要复制的文字，按下Shift+F2组合键，这时状态栏上会显示“复制到何处”的字样，然后将光标移动到目标处并按下回车键即可完成复制。

去除自动添加的超级链接
    Word有很多自动功能，这无疑给用户的操作增添了无数的便捷，但有时也会感到有些不方便，比如仅仅是输入了一个网址或E-mail地址后，Word会自动将其转换为一个超级链接，对于不需要这一链接的用户来说如何去除自动添加呢？有三种方法：
1.     即时方法，在Word将网址或E-mail自动转换为超级链接域后，按下Ctrl+Z组合键，即可取消该自动转换。
2.       长期方法，执行[工具]菜单上的[自动更正选项]命令，在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡中，去除“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框的选择。需要提醒用户注意的是，使用此方法后，当用户再输入网址或E-mail地址时，Word就不会自动将其转换为超级链接了。
3.       取消其它位置的超级链接，如果想把文档中某个已经存在的超级链接域转换为正常文本，只需在按住Ctrl键的同时单击该超级链接，然后按下Ctrl+Shift+F9组合键即可。

快速插入一对大括号
       将光标置于需要插入一对大括号的地方，然后按下Ctrl+F9组合键，就可以快速在插入点插入一对大括号，并且将输入光标置于大括号内。

在Word中使用的一些小技巧(五)
在Word2003中选择多个文档区域
       用户在Word2003中可以像在Windows窗口中选择多个文件一样来选中多个文档资区域，这样可以大大提高工作效率。具体方法与选择多个文件一样，就是按住Ctrl键，然后使用鼠标进行选择即可。

Word字体随身携带
       在日常办公中，常常需要在另一台电脑上打印本机Word文档，如果采用的是Windows系统默认的字体，在另一台电脑上打印当然不会有什么问题，可是如果本机采用的是另外安装的字体，而另一台电脑上又未安装该字体，那么打印时就会变成宋体了。要想又不在另一台电脑上安装该字体，又要正确打印出该文档，我们可以这样做：执行[工具]｜[选项]命令，打开“选项”对话框，点击“保存”标签，选中“嵌入TrueType字体”，这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起，当在另一台电脑上打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印文档。
       注意：1如果想实现此目的，必须对该文档使用一种新的样式；2你想嵌入的字体只能是TrueType字体；3这样的文档容量比较大，为了减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”选项；4在另一台电脑上打开该文档时，不能对嵌入的字体文本进行修改，否则会使嵌入的字体丢失。

为Word文本加注释
       如果你想为Word的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加以注释，而不想让注释出现在文档中，下面两种方法中的任意一种可以帮助你实现：
       1先选中需要注释的文本，用[插入]∣[批注]命令，打开[批注]窗口，在其中输入注释文字后关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显示在该文本的上方；
       2将光标移至需要加注释的文本后面，用[插入]∣[脚注或尾注]命令，打开[脚注或尾注]对话框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现一个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并能打印出来）。

快速输入特定的短语
       我们在用Word2003进行文档编辑时，像专业术语、单位名称等这些特定的短语，在一篇文章中可能要反复输入，如果每次都是一个字（词）一个字（词）地去输入，不仅麻烦、速度慢，而且容易出错，同时也很难输入文本的一致性。我利用Word2003的“剪贴板”功能，实现了选定短语的一次性输入，达到快速、准确、一致之目的。
       1启动Word2003打开“剪贴板”工具栏。
       2选将特定的短语（如“《中华人民共和国建筑法》”、“《建设工程质量管理条例》”、“建设工程质量监督工作”等）输入到文档中，然后一个一个的选中，用“复制”命令逐条加到“剪贴板”中。
       3在需要某一短语的位置，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。
       4如果短语太多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短语时，在左下方即可显示出该短语，点击你需要的短语即可（在Word2003中，“剪贴板”上直接会显示出短语的内容）。

使用通配符进行模糊替换
              如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体，可以采用通配符替换的方法实现：
1用[编辑]｜[替换]命令，打开[查找与替换]对话框，并点击下面的“高级”按钮再选中“使用通配符”选项；
2在“查找内容”框中填入：“*”后（*号内代表任意字符，？号代表1个字符），点击“替换为”框，再按下端的“格式”按钮，并选“字体”选项，在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑体后确定；
3按“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。

电子邮件使用技巧
       用不同的信箱处理不同的事
       随着免费信箱开通的越来越多，申请十几个邮箱没多大问题。你可以用不同的信箱来处理不同的事：如处理私人信件和处理公务的信件用不同的信箱，订阅不同的电子邮件杂志用不同的信箱，如果你经常投稿的话，还可以建立一个专门的投稿信箱，这样，这个信箱一收到邮件就会给你一种迫不急待的感觉，很吊人口味。

强制栏中断
       由于版式设计的原因，你可能想要通过强制的方式在特定的地方中断文件夹分栏。例如，如果你的分栏文件要在预印刷有精美内容的纸张上打印，并想要每栏在页面上的不同纵深处中断，以便它们能环绕预印刷的精美内容，则你可能想要强制某栏的中断。要强制栏在指定点中断，可采用如下的步骤：1.将插入点定位至想要栏中断的位置；2.选取[插入]｜[分隔符]，显示[分隔符]对话框；3.在对话框中的“分隔符类型”区域，选取“分栏符”单选按钮；4.单击“确定”按钮，关闭该对话框，这时Word会重新格式化文件，并在步骤1中指定的点处中断栏。

取消Office助手自动响应
       在Word2003中遇到“拦路虎”时，大家从[帮助]菜单中执行[MicrosoftWord帮助]命令，或直接按快捷键F1就能打开Office助手，来为大家推测帮助主题。要是Office助手所提供的帮助主题中没有大家所需要的，大家可通过关键词来“搜索”需要帮助的内容。但这种方法有点太“傻瓜化”，相信众多Word“大虾”是不会这样来寻求帮助的，而是想直接调用“MicrosoftWord帮助”窗口。此时大家同样可以选择[帮助]｜[显示Office助手]命令，然后单击出现的Office助手，接着按“选项”按钮，再取消选择“响应F1键”选项，这样大家日后就能在Word中直接按下F1键打开帮助窗口了。

[水印]文字
       给文档添加的[水印]文字，它可以显示在文字后，它是可视的，但不会使文字变模糊。我们给文档添加的[水印]文字，如同给文档添加的文字一样，也可以选择[字体]、[字号]和[颜色]。也可设置透明和斜线或水平版式等。

即时取消后台打印
       失误是难免的！可能刚刚按完了打印命令后，又后悔不想打印当前的文档了，那么怎样才能即时取消后台打印任务呢？一般来说，大家在发出打印任务后，程序会自动将打印任务设置为后台打印，同时在状态栏上出现打印机图标，打印机图标旁边的数字显示的是正在打印的页的页码。要想即时取消后台打印任务的话，大家只要用鼠标双击图标就可以了，不过你的动作得快，一定要赶在打印机前面“出手”！

让剪贴不再智能
       在文档中进行删除文档操作时，Word会自动删除多余空格，而当插入剪贴板中的内容时，Word会在插入内容的前后自动添加空格，这就是Word提供的智能剪贴功能。该功能对于英文编辑来说，将省去大家动手增删空格的麻烦，但对汉字来说，稍有画蛇添足之嫌。要是想禁用智能剪贴功能，可以首先在“工具”菜单中，依次执行[选项]｜[编辑]命令，在“智能剪切和粘贴”设置框中，单击“设置”按钮，然后清除“自动调整语句和单词间隔”复选框，依次单击“确定”按钮就可以了。
弯引号变直引号
       想要在文档中输入“5′16″”，以表示时间为“5分16秒”，你一定无法完成你的操作吧？因为Word2003会自动把你输入的直引号变成弯引号。其实该转换功能意义不大，因为当输入直引号时，Word2003只能将其替换半角的弯引号，而不是中文标点符号要求的全角引号。想在文档中键入直引号，请关闭该自动功能，方法是：在[工具]菜单中，单击[自动更正选项]命令，单击[键入时自动套用格式]选项卡，在“键入时自动替换”下，清除“直引号替换为弯引号”就可以了。

在Word中使用的一些小技巧(六)
巧连多给文档
       使用Word2003来处理超级连接已经不是什么新鲜的秘密了，不过笔者在这里要说的是使用超级连接来同时处理多个文件，也就是说大家可以在已经打开的文档中插入一个或者多个超级连接，通过单击超级连接来打开另外的文档。不过要使用超级连接功能，你还必须做到下面的几条要求：首先要让目标文档和源文档都打开；接着通过合理的排版，将这些文档都能同时可见。做到了上面两条后，大家现在可以在文档中创建超级连接了，创建时首先要在源文档中找到能代表源文档的数据，接着用鼠标右键单击找到的数据项目并移动到目标文档处，此时系统会弹出一个快捷菜单，单击菜单中的“在此创建超级连接”命令，随后一个超级连接就会出现在目标文档中了。

设置通栏标题
       设置通栏标题最简单的办法是：在对文档分栏时，不选定[标题]，只对文档的文体部分分栏；然后再对文档的标题进行相应的设置。

修复受损文件
       在用Word2003来编辑文件时，程序常常会出现莫名其妙的提示，告诉你文件已经受损、无法打开，难道这些受损文件真的不能被打开吗？其实你可以在任何时候使用Word2003 提供的“恢复文本转换器”的功能来打开被损坏的文件并恢复文本，具体的操作步骤为：首先在Word2003 的编辑界面中，用鼠标单击“文件”菜单中的“打开”命令，然后在弹出的“打开”对话框中选择受损的文件，并同时单击“打开”按钮旁边的箭头，选择“打开并修复”命令，随后程序将自动提醒大家文件的受损部位并给予自动修复，修复完成后，Word2003 就会提示大家赶快保存。如果大家无法用Word2003 来打开受损文件时，你可以单击菜单栏中的“工具”下面的选项命令，然后在弹出的选项界面中单击“常规”标签，并选中对应该标签页面下的“打开时确认转换”复选框；单击常用工具栏中的“打开”按钮，在“文件类型”框中，单击“从任意文件中恢复文本（*.*）”。如果在文件类型框中没有看到“从任意文件中恢复文本（*.*）”，则需安装“恢复文本转换器”，接着选择要恢复的文件，单击“打开”按钮；在“文件类型”框中，选择需要的文件类型，比如单击“纯文本”，最后再单击一下确定按钮就可以了。

输出Web图像
       转换图像格式好像是图像编辑处理软件的任务，但是笔者在这里要说的是如何用Word2003 来实现图像格式的转换，现在笔者假设要把一幅BMP格式的图像转换成JPG或GIF格式，只要按照下面的操作步骤就能实现了：首先在Word2003 的编辑界面中，单击菜单栏中的[文件]菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择[新建]命令，来创建一个新的文档，然后在这个新的文档界面中，依次单击菜单栏中的[插入]｜[图片]∣[来自文件]，并在打开的文件选择对话框中选择需要转换格式的目标图像文件，在这里我们可以选择事先准备好的BMP格式的图像，插入指定的图像后，大家还可以在这里调整图像的大小以及位置，处理好再依次单击菜单栏中的[文件]∣[另存为]命令，在保存对话框中选择文件的保存类型为“Web页”，然后再根据需要输入文件名和保存路径，单击“保存”后Word 文档就转换为Web文件了，那么Word 文档中包含的图像会根据原始图像的颜色多少，自动会转换为JPG或GIF格式，如果原始图像的颜色为256色的，那么图像的格式将最终转换为JPG格式，如果是低于256色的，则将转换为GIF格式。

缩写图像尺寸
       Word2003 不仅能改变图像的大小、亮度、对比度以及设置图像格式，而且还能作为一个压缩软件，来压缩图像，以便缩小图像所占用的空间。要压缩图像时，首先选中指定的图像，并单击“图像”工具栏中的“压缩”按钮，或者在菜单栏中依次单击[视图][工具栏][图像]，随后图像将会打开一个图像压缩对话框，在该对话框中你可以选择压缩指定的图像，也可以选择压缩文档中所有图像，另外你可以通过设置图像分辨率的方法来更改图像的占用空间。最后笔者要提醒大家的是，一旦对图像进行了压缩后，图像上的色彩会损失一些，而且将再也不能恢复。

编号自动录入
       如果要在普通的文本中输入编号，许多人都会使用手工的方法来输入，但如果要输入的编号有很多的话，手工输入将变得很麻烦。其实用Word2003 内置的虚拟表格功能能很轻松地输入编号，比如假设笔者要输入1到6000的一个编号，只要先在Word2003 中使用插入表格功能，来向编辑文档中插入一个行数为1、列数为6000的表格，然后选中生成的表格，接着选择格式菜单中的项目符号和编号，选择第二项编号栏，根据自己的需要选择一种编号形式，此时电脑自动生成编号，选中整个表格，用CTRL+X剪切，然后使用选择性粘贴，选用无文本格式，此时会直接粘贴上编号而不会出现表格了。

字母与单词“分家”
       有时想选择单词中的某个字母，看似很简单的操作在Word2003 中却很难实现，当你开始拖动单词时，Word 总是自动选定整个单词和其后的空格。这是什么原因呢？其实这是Word2003 提供的自动选定整个单词功能，该功能使得Word 能在你选定单词的一部分时，自动选定整个单词及其后的空格。有时，你发现无论如何也不能选中某个或几个汉字，也是该功能在作怪。当然，你可指定是否让Word 自动帮助你选定整个单词，具体步骤为：在“工具”菜单中，单击“选项”命令，单击“编辑”标签，清除或选中“选定时自动选定整个单词”复选框就可以了。

两行合一行显示
       这时我们可以请“双行合一”命令来帮助：将插入点置于希望插入“双行合一”文字的地方，单击[格式]菜单中的[中文版式]子菜单，然后单击[双行合一]命令，在“文字”文本框中，输入希望以两行合并成一行的文字，输入的文字将显示在“预览”框中。
       若要自动输入包含双行合一文字的括号，可选中“带括号”复选框，然后在“括号类型”框中选择所需括号，最后单击确定按钮即可。

字母大小写快速切换
       将所需要更改的文字部分选中，按“Shift+F3”组合键可以将所选内容在“全部大写”、“全部小写”和“首字母大小，其它小写”之间进行转换，非常便利。例如你输入了“software”,按一次Shift+F3键，它将变为首字大写“Software”；再按一次“Shift+F3”，则变为全部大写“SOFTWARE”；再按一次“Shift+F3”，它又会变为全部小写。




特大字和特小字
       众所周知，在Word 文档编辑过程中，选择适当大小的字体，可使文档美观大方，并且具有较好的阅读性。可是Word 文档字号的默认设置最大只能为72磅，最小只能为5磅，那么如何输入比72磅更大或比5磅更小的字呢？操作的步骤是：先选中要修饰的文本，然后单击菜单“格式”中的“字体”项，直接在“字号（S）”栏输入所需的磅值即可，字体大小的磅值范围为1～1638之间，在改变字体大小时，为了更具有直观性，可反复使用快捷键“Ctrl+]”使字体逐渐增大，使用快捷键“Ctrl+[”使字体逐渐变小，直到你满意为止。

Word 的“压缩”功能
    如果你有一台电脑而没有打印机,你一定希望在Word 中编辑的文档所占的空间比较小，这样就可以直接将一个文档拷贝到软盘上,再到有打印机的电脑上打印。一般来说，如果Word 文档中没有图片，那么一张软盘足以容纳下一个文档。当文档中有图片的时候，这时文档所占的空间就比较大，有时一张软盘装不下。
    这种情况通常有两种解决办法。一是通过压缩软件将文档压缩，将压缩后的文档拷贝到一张软盘上，再到其它的电脑上解压。二是将一个文档分为几个小文档，将它们分别拷贝到几张软盘上，再到其它的电脑上合并。我想，这两种办法都是非常不方便的。笔者经过实践，发现Word 本身对于含有图片的文档，在效果极佳的“压缩”功能。当然，这不同于真正的压缩，只是笔者对这种功能的命名。“压缩”方法非常简单，步骤如下：
第一、   不要通过剪贴板将图片直接粘贴到文档中。如果需要剪贴板里的图片，应通过Windows的“笔画”，将其存为一个文档。
第二、   再将这些图片文档直接插入到文档的相应位置。
第三、   选择Word “编辑”下的“全选”项，选择该图片，再选择“编辑”下的“复制”项。
第四、   重新建立一个新文档，选择“编辑”下的“粘贴”项，将图片粘贴到新文档中。

鼠标双击在Word 中的特殊作用—快速选定文本
       我们在Word 中从事有关操作时一般都是通过鼠标单击或拖拽来完成的，很少采用双击方式，但这并不表明鼠标双击在Word 中派不上什么用处，相反，它还有许多特殊功能，我们若充分加以利用可极大地方便日常操作。为方便广大用户使用，现将其有关功能简要介绍如下：
       在Word 中，我们可通过鼠标双击（三击）来完成某些快速选定文本的操作。如双击鼠标可快速选定一个单词、三击鼠标可快速选定一个段落等。另外，我们也可将鼠标移至文档的最左边，当其变成一个向右的箭头时，单击鼠标可选定某一行文本，而双击鼠标则可快速选定整个段落。

在Word中使用的一些小技巧(七)
鼠标双击在Word 中的特殊作用----重复执行命令
       通过双击快捷工具条上的某些命令按钮即可达到重复执行相应命令的目的，如我们只须双击格式工具栏上的“格式刷”按钮，系统即会进入“格式刷”的设置状态，然后我们就可以重复利用它快速地为整篇文档定义相同的格式了；再如，当我们双击“绘图”工具栏上的“矩形”或“椭圆形”按钮之后，系统即会将图形处理方式暂时定义为“矩形”或“椭圆形”，此时用户就可以连续绘制多个不同的“矩形”或“椭圆形”、而无需任何停顿，运行效率非常高。当然，并不是所有的命令按钮都可以通过双击来实现重复执行的，用户可以根据自己的实际情况加以选择。另外，我们在双击某个命令按钮并实现重复执行目的之后，若须取消重复执行功能，只须再次单击该按钮或按下ESC键即可。

鼠标双击在Word 中的特殊作用----确认某个选项
       Word 有很多选项设置框，我们在对它们进行设置时，一般都是先选择某个选项，然后再单击“确定”按钮的，不过鼠标双击则可帮我们简化这一操作步骤—在Word 的绝大多数选项设置框中，我们都可以通过双击某个选项来实现直接既选择该选项，又同时进行确认的目的。如以往我们在利用Word 的打印功能打印当前页面内容时，大多都是先激活“打印”对话框，然后选择“当前页”选项，最后单击“确定”按钮的，而利用鼠标双击功能则可简化这一操作步骤----我们在激活打印对话框之后，只须采用鼠标双击“当前页”选项，系统即会直接将当前页面打印出来，从而免去了用户进行确认的步骤，加快了操作速度。注：此功能对Word 的绝大多数选项对话框均有效，对其他部分应用程序也同样有效。

状态栏的作用
       状态栏依次显示的是当前页页码、所在的节、页码\总页数、插入点所在的位置、插入点所在的行数和列数等。
       另外有四个变黑的文字块“录制”、“修订”、“扩展”、“改写”，它们的作用分别是：
       双击“录制”，会打开[录制宏]对话框，开始宏的录制；
       双击“修订”，自动打开[审阅]工具栏并进入修订状态；
       双击“扩展”，进入扩展选区状态，在文档的其它位置单击鼠标就会把插入点到单击之处的部分全部选中；
       双击“改写”，进入改写输入模式，此时插入的文字会覆盖原有的文字。
       再后面的区域显示的是语言状态，你把光标定位在一个英文单词上试试，看它显示什么！
       最后一个按钮，双击它就可以打开[拼写和语法检查]。

快速打开文档
       快速打开文档可以节省寻找的时间，下面介绍几种快速打开文档的方法：
（1）       用Windows的开始菜单打开。
首先单击WinXP的“开始”按钮，指向“我最近的文档”菜单项，单击要打开的文档即可打开该文档。若Word2003 还没有执行，Windows会自动运行并打开文档。
（2）       用“文件”菜单打开。
选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。Word2003 可最多保存9个最近编辑过的文件名，程序的缺省设置是4个，若要改变其设置，可选到“工具”菜单中“选项”命令，然后单击“常规”选项卡，设置“列出最近使用的文件数”即可。

快速打开最后编辑的文档
       如果频繁地编辑同一个文档或对某个文档编辑几天，你可能希望Word 在启动时能自动打开它。Word 本身没有内建这个功能，但简单的宏命令能处理这个工作。
       在Word2003 中，自动打开最后编辑的文档的方法：
（1）       选择[工具]菜单中的[宏]菜单项，单击[录制新宏]命令，打开[录制宏]对话框；
（2）       在[录制宏]对话框中，在[宏名]输入框中输入[autuexec],点击[确定]按钮；
（3）       从菜单中选择[文件]，点击最近打开文件列表中显示的第一个文件名；
（4）       选择[工具]菜单中的[宏]菜单项，单击[停止录制]命令；
（5）       退出Word ，保存宏。
       下次再启动Word 时，它会自动加载你工作的最后一个文档。
              
快速显示多个文档
       单击[窗口]菜单的[全部重排]菜单项，这样就会将所有打开了的但未被最小化的文档显示在屏幕上，每个文档存在于一个小窗口中，且当前也只有那个标题栏高亮显示窗口中的文档被激活，若需要切换，你可在要激活的窗口的任意处单击一下鼠标即可。你还可以用鼠标按住某窗口的标题栏拖动该窗口，也可将鼠标放在窗口边界上拖动鼠标调整窗口的大小。

快速切换多文档
       在多文档窗口之间编辑操作与在一个文档窗口进行编辑操作基本相同，只是在多文档窗口之间需要进行窗口切换，进行切换的方法有三种：
1.         Word2003 处理的每个文档都作为一个任务，在Windows的任务栏上都有一个图标，你可以单击任务栏上的文档图标进行切换；
2.         选择[窗口]菜单，单击所需的文档即可；
3.         在当前激活窗口中，按组合键Ctrl+Shift+F6可将当前激活窗口切换到[窗口]菜单文件名列表上的下一个文档，并且可按窗口文档标号顺序循环切换。

快速保存多个文档
       当同时打开了多个文档时，若要同时保存和关闭所有文档，这时可按住Shift键，再单击[文件]菜单，这时菜单中将包含[全部关闭]和[全部保存]两个菜单项，你只需要单击其中之一即可。

快速打印多个文档
       在Word2003 中可同时打印多个文档，其方法为：
1.         单击[文件]菜单中[打开]菜单项，打开[打开]对话框；
2.         选中要打印的多个文档，有Shift键可选择顺序相连文档，用Ctrl键可选择不相连的多个文档；
3.         选择[打开]对话框中[工具]下拉菜单的[打印]即可。

快速移动文档
       在作近距离的文本移动时，一般的操作方法是：首先选定要移动的文本，然后把鼠标移到所选的区域中，待光标变为左指键头时，再按下鼠标左键并拖至所要的位置。如果在按鼠标左键之前先按下Ctrl键再进行拖曳还可实现文本的复制功能。在进行远距离文本移动操作时，这种拖曳操作就显得很不方便，可改用F2键的方法快速实现，在选好要移动的文本以后，按下F2键，这时插字符变为一根垂直的虚线，然后滚动窗口到要移入的位置单击鼠标后，按下Enter键即可完成所选文本的移动。当然也可通过复制组合键（Ctrl+X），和粘贴组合键(Ctrl+V)来完成文本的移动操作。

快速传递文档
       Word 为我们提供了更快捷、更简便的传送文档的方法：传送之前，首先确认已打开了欲传送正文的文档窗口，然后把窗口还原为原来尺寸，这时可在屏幕上同时看到多个文档，再重排平铺各窗口，把传送正文的相关文档同时平铺在一屏上，此时移动鼠标，拖拉传送对象，就可在文档之间传送正文了。具体操作如下：
1.         打开欲传送正文的多个文档文件；
2.         从窗口菜单中选择[全部重排]命令，也可按Ctrl+F5键重定义窗口尺寸，使其分割为多个窗口；
3.         在第一个窗口文档中，选择欲传送的正文，然后释放鼠标；
4.         单击所选正文任意部分，拖拉正文到下一文档的指定位置，然后释放鼠标，正文就从第一个文档移动到了第二个文档中。原来文档中该正文部分则被删除。
       如果在拖拉正文时，按下Ctrl键，还可把选中的正文部分复制到下一文档中，而不删除原来文档中该正文部分。

快速查看文档的内容和属性
       快速查看的方法步骤为：
1.         单击[打开]按钮；
2.         在[查找范围]框中，单击包含要查看的文件的驱动器；
3.         双击文件夹列表中的文件夹，直到打开包含所需文件的文件夹，如果文件夹列表中没有所需文件，则可以对其进行搜索；
4.         单击所需文件；
5.         要想在打开文件之前先预览文件内容，则单击[视图]下拉菜单中的[预览]命令。要查看文件属性，如文件长度、创建日期等，则单击[详细命令]按钮；要查看文件属性，如主题或统计信息等，则单击[属性]命令。

在Word中使用的一些小技巧(八
快速选定文本
       在使用Word 的过程中，最经常遇到的是文本选定操作。在Word 文本中选定操作可通过多种方法来实现。其中鼠标拖曳方法最为常用，以下是常用的选定文本的方法。
       选定一个段落：将鼠标指针移动到该段落的左则，直到指针变为指向右边的箭头，然后双击。或者在该段落的任意位置三击；
       选定多个段落：将鼠标打针移动到一段落的左则，直到指针变为指向右边的箭头，然后双击，并向上或向下拖动鼠标；
       选定一大块文本：单击要选定内容的起始处，然后滚动要选定内容的结尾处，在按住Shift键同时单击。
选定整篇文档：将鼠标指针移动到文档中任意正文的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后单击；
选定垂直文本：按住Alt键，然后将鼠标拖过要选定的文本。

快速选择超长文字
       不知你有没有发现，当你想选择一段超过屏幕长度的文本时，文字处理器滚动得太快，很难一次就选正确。现在介绍一种有效的选择大段文本的方法：这个技巧可用于所有的文字处理器，因为它是一个基本的Windows功能。单击你想选择的开始处。用滚动条代替光标键向下移动文档，直到你看到想要选择的结束部分。按下Shift键，然后点击想要亮显文本的结束处。

快速选择多页
       在Word 窗口底部的状态栏中除了显示文档当前的状态，在其右边有一个[扩展]功能，平时它处于浅白色，表示[未激活]，只要用鼠标双击即可激活。用鼠标拖动来选取文字部分时，经常不能准确选定范围，特别是当范围超过了一屏幕时，这时[扩展]功能就有用了，可用以下方法操作：
       先将鼠标的光标置于选取范围的起始处；
       双击状态栏的[扩展]按钮，打开[扩展]功能；
       单击边框的滚动条的移动按钮，如翻页、前后调整等操作；
       将光标移到范围的结束处，这样就可以选取大块范围了。

用工具栏的屏幕提示
       当你将鼠标指针停留在工具栏按钮上时，Microsoft Word 会在屏幕提示中显示此按钮的名字。首先单击[工具]菜单中的[自定义]命令，然后单击[选项]选项卡，选中[显示关于工具栏的屏幕提示]复选框即可显示或隐藏工具栏的屏幕提示。

用[记忆式键入]的屏幕提示
       首先单击[工具]菜单中的[自动更正]命令，然后单击[自动图文集]选项卡，然后选中[显示有关‘自动图文集’和日期的‘记忆式键入’提示]复选框即可。

改变自动保存文档的时间
       在Word2003 利用自动保存功能，能够在一定的时间范围内保存一次，若突然断电或出现其它特殊情况，它能帮你减少损失。自动保存时间越短保险系数越大。
       在Word 中打开文档后出现断电或类似问题时，能够恢复的信息就越多，当然占用系统资源越多。你可以改变自动保存的时间间隔：（1）单击[工具]菜单中的[选项]命令，然后单击[保存]选项卡；（2）选中[自动保存时间间隔]复选框；（3）在[分钟]框中，输入时间间隔，以确定Word2003 保存文档的频繁程度。

自动编写摘要
       Word2003 的自动编写摘要功能可以自动概括文档要点，生成文档摘要，对于长文档编辑特别重要。创建摘要的方法为：（1）单击[工具]栏中的[自动编写摘要]命令，这时出现[自动编写摘要]对话框；（2）从[摘要类型]下面4种摘要文档的显示方案中选择其中一种，你可以选择[在文档顶端插入摘要或摘录文字]；（3）在[相当于原长的百分比]框中键入或选择摘要的详细程度；（4）单击[确定]，则摘要内容将被按选择的显示方式显示出来。自动编写摘要功能是通过统计来确定文档要点的，它只能给你以帮助，在完成后还要做一些合适的修改，以保证其准确性。

用重复执行命令加快操作
       通过双击快捷工具条上的某些命令按钮即可达到重复执行相应命令的目的，如我们只须双击格式工具栏上的[格式刷]按钮，系统即会进入[格式刷]的设置状态，然后我们就可以重复利用它快速地为整篇文档定义相同的格式了；再如，当我们双击[绘图]工具栏一的[矩形]或[椭圆形]按钮之后，系统即会将图形处理方式暂时定义为[矩形]或[椭圆形]，此时用户就可以连续绘制多个不同的[矩形]或[椭圆形]，而无需任何停顿，运行效率非常高。在双击某个命令按钮并实现重复执行目的之后，若须取消重复执行功能，只须再次单击该按钮或按下Esc键即可。

快速排列图形
       图形的操作如果你想在一篇文档中使图形获得满意的效果，比如将几个图形排列得非常整齐，可能需要费一番工夫，但是下面的方法能够使你非常容易地完成这项工作。
       首先通过按Shift键并依次单击想对齐的每一个图形来选中它们。然后单击绘图工具条上的[绘图]按钮，选取弹出式菜单中的[对齐或分布]选项，并选择一种对齐或分布的方法。

快速改变英文字的大小写
       在文章中输入英文的过程中，你一定会因为英文字的大小写转换而烦恼，利用Shift+F3快速键，可以方便地将英文改写为[全部大写]、[全部小写]或[首字母为大写其余为小写]，操作方法为：首先将光标移到英语单词之中，表示选中了该单词；然后然后按下Shift+F3，字母的大小写就在三种方式中变换，反复按Shift+F3，直到得到符合要求的字母大小写样式即可。