[原创] Microsoft Office 2003修订审阅应用两例

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Microsoft Office 2003修订审阅应用两例


俗话说：“工预善其事,必先利其器”。Microsoft Office系列软件是广大办公一族常用的软件，而用好这些软件对于提高工作效率，节约办公纸张着显著的作用。





Microsoft Office 2003修订审阅应用两例

随着办公自动化软件Lotus Domino数据库系统在各个县局的普及，无纸化办公受到了各单位的青睐，越来越多的人开始使用电子式文档进行数据交流。在交流中经常要涉及到交流者双方对电子文档内容的修改，即文档的审阅和修订。下面我就办公一族日常用到的Microsoft Office Word 2003和Microsoft Office Excel 2003审阅与修订功能分别做一实例介绍，希望能为各县局的无纸化办公贡献一份力量。




第一章、Microsoft Word 2003篇
问题的由来：单位要做一个农网完善工程的可行性研究报告。我起草了一份方案，需要先发送给部门主管领导审阅，接着是主管局长。最后，我再将领导审阅后的方案进行整合。
遇到这样的问题，传统的处理方式是先通过对打印原稿进行手工圈改，然后返回给我。我再根据修改意见更改并重新撰写。这种处理方式的缺点在于，不仅非常容易出现错误，而且产生大量的重复劳动。而如果所有的人都在同一个文档中直接修改的话，那么将破坏原有内容，使人很难判断哪些内容是修改的，哪些内容是原有的。
而使用Microsoft Word提供的“修订”功能可以轻松地解决这一问题。
1、保护文档
Microsoft Word中的修订功能可以追踪保留团队或工作组成员对于文档不同操作修改的痕迹，从中可以洞察到每位修改人员所做的修订和批注，直至完成对文档的审阅。而保护文档的目的就是为了使文档只能以修订的方式改动，避免被误改。
打开已编制好的Word文档，单击菜单栏【工具】→【保护文档】。在弹出的【保护文档】对话框中选择【编辑限制】→【仅允许在此类文档进行此类编辑】 →【修订】，然后单击【是，启动强制保护】（如图 1所示），在【启动强制保护】对话框中输入保护密码（如图 2所示）。保存关闭文档，并发送相关修订人员。
图 1  “保护文档”对话框


图 2   “启动强制保护”对话框




[ 本帖最后由 三戒 于 2007-2-11 16:07 编辑 ]

2、在修定状态下审批文档
当主管领导通过Lotus notes或者网上邻居打开我发给他的文档后，Word将自动进入“修订”工作状态（由于文档设置了保护功能，所以只能对该文档在修订状态下进行批改）。一般情况下，批改文档包括“直接修改文档内容”和“添加批注信息”。“直接修改文档内容”是对文档内容的实际操作，它将影响文档内容的实际变化；给文档“添加批注信息”只是为文档添加说明性的内容，并不是对文档的实际修改，对文档添加批注信息的作用在于，原作者可以根据批注信息对文档做进一步的修改。这些对源文档的修订与批注将以特定的格式显示出来，如所图 3示。
图 3   显示修订和批注的信息



[ 本帖最后由 三戒 于 2007-2-11 16:08 编辑 ]

3、整合修订文档
当经过主管领导、局长审阅后的文档回到我手中时，我就可以查看各位领导的修订内容了。在查看修订内容时，可以对修订内容进行接受修订和拒绝修订两种操作。
① 取消文档的保护
单击菜单栏【工具】→【取消保护文档】。在弹出的【取消保护文档】对话框中输入保护文档时设置的密码。如图 4所示。
图 4  “取消保护文档”对话框

② 单击菜单栏【视图】→【工具栏】→【审阅】。在弹出的审阅工具栏中单击【显示标记的最终状态】按钮右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择【显示标记的原始状态】选项。如图 5所示
图 5  “审阅“工具栏

这时文档就会显示所有的修订与批注，通过上一处和下一处按钮可以逐个对修订内容进行核对。当对修订者所做的修订认同时，可以右键选中该修订，在弹出的右键菜单中选择“接受修订”，对于不同意见的修订选择“拒绝修订”，则修订者所做的更改将无效。如图 6所示。
图 6  “接受和拒绝修订”示例

如果还想查看更详细的修订信息。可以单击“审阅”工具栏上的【审阅窗格】按钮，即可将详细的修订信息显示于窗口的下方（如图 6  所示）。从中我可以知道那些修订是局长所做的修改，哪些是部门主管所做的修改。




[ 本帖最后由 三戒 于 2007-2-11 15:56 编辑 ]



[ 本帖最后由 三戒 于 2007-2-11 16:04 编辑 ]

第二章、Microsoft Excel 2003篇问题的由来：我现在做了一个10kV线路材料计划表，需要给团队里其他同志审核。我想让除我之外的任何人只能对该工作表数据进行修订。这样做的好处是可以避免一些不需要更改的数据被误改，且可以知道修订者所做的修改内容，以便对所做的修订进行控制。
使用Microsoft Excel提供的“以追踪修订方式共享”功能可以满足上述要求。
1、保护并共享工作簿
保护并共享工作簿的目的是为了使Excel以追踪修订方式共享，避免工作簿中数据被误改
单击菜单栏【工具】→【保护】 →【保护并共享工作簿】。在弹出的【保护共享工作簿】对话框中单击【以追踪修订方式共享】复选框，并设置保护密码，如图 7所示。
图 7  “保护共享工作簿”对话框







[ 本帖最后由 三戒 于 2007-2-11 16:03 编辑 ]

输入密码后，Excel会提示你“此操作将导致保存文档，是否继续”，单击【确定】按钮保存工作簿，此时工作簿会自动变成共享状态。关闭工作簿，并发送给相关审核人员。
2、在修订状态下审核工作簿数据
当团队的其他成员打开我发给他的工作簿时，Excel将自动进入追踪修订状态。由于设置了“以追踪修订方式共享”的保护工作方式，所以只能对工作簿中的数据进行修订和批注。
3、整合修订工作簿数据
当团队成员把修订好的工作簿返回后，我要做的就是查看其修订内容，进行工作簿的数据整合。即接受或拒绝其所做的修订。
① 突出显示修订
单击菜单栏【工具】→【修订】 →【突出显示修订】。在弹出的【突出显示修订】对话框中，可以根据需要对【突出显示的修订选项】进行设置。如图 8所示。
图 8  “突出显示修订”对话框

单击【确定】按钮返回工作表，被修订的单元格的左上角就会出现一个三角提示标志（如果是多人修订，三角标志的颜色会不一样），当鼠标移动到被修订的单元格上面时，会提示修订的内容，如图 9  所示。
图 9  修订显示示例

② 接受或拒绝修订
单击菜单栏【工具】→【修订】 →【接受或拒绝修订】。在弹出的【接受或拒绝修订】对话框中，根据需要选择相应的选项，如图 10所示。
图 10  “接受或拒绝修订”对话框

单击【确定】后打开【接受或拒绝修订】对话框，根据需要可以有选择的接受、拒绝或全部接受或全部拒绝修订。如图 11所示。
图 11  “接受或拒绝修订”对话框