WPS 2000/Office超级技巧

sunweipeng

1. DOS版WPS有妙用
尽管现在是Windows的天下，但是目前基于DOS的程序还是不少。最近，我们在学生机房里使用DOS版WPS时就发现了它的一个妙用——转换四通打字机格式的文件为文本文件。现在还有一些地方在使用四通打字机来处理汉字，但是使用四通的格式的文件WPS2000/Office是不能够认识的。不过，这时我们可以在DOS下运行UCDOS、WPS，按F进入文件服务功能，选择“四通到文本文件的转换”功能，输入源文件名和目标文件名，实现四通格式到文本格式的转化。然后再到WPS2000/Office中打开就一切OK了！
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2. 在WPS中选择文字下的对象
在WPS中可以任意地插入、编辑多种对象。但一般情况下我们为了美观，都将这些对象编辑好之后放置于文字之下。不过很多读者都有这样一个问题：当我们把某些对象放置到文字下后，我们却再也无法选中它。尽管注下Shift键或Ctrl键再用鼠标点击也无济于事！，我们无意中通过查看WPS的自述文件，发现了原来要选择文字对象必须先按下Alt 键，而不是Shift键更不是Ctrl键！
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3. 半角下输入全角标点
一般情况下，我们在半角情况下是无法输入全角标点符号的，但是在 WPS 2000/Office 中可以按 Alt + 标点符号键，不管当前有没有打开中文输入法也不管当前是不是在全角状态下，都可以直接插入全角标点。其中的按键和输入的标点符号如下所示：
按键 全角标点
Alt + , ，
Alt + . 。
Alt + < 《
Alt + > 》
Alt + ‘ “”
Alt + / 、
Alt + \ …
这样，我们就方便许多了，再也不用在全角和半角状态来回切换了，此法对于输入中英文混排的论文最有用了。
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4. 快速打开对象属性对话框
在WPS Office中插入对象后，我们一般都必须通过对象属性对话框来更改它的默认属性。而我们往往都是选中这一对象后，点击工具栏上的“属性”钮或者右击鼠标，在滑出的菜单中选择“对象属性”命令来调出对象属性对话框的。其实，不知道你有没有试过，在选中对象后，直接按下ALT+ENTER键（即回车键）就可以快速打开对象属性对话框。这是最为快捷的一种了。
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5. 快速改变打印预览的比例
我们在WPS Office中编辑好一篇文章后，在打印之前，我们必须先预览一下打印将要得出的效果，以观看预览的结果与打印效果是否基本一致。而当我们进入打印预览状态后，WPS Office是以默认比较小的比例来预览的，此时我们要得到更清晰的效果，必须更改预览比例。那我来告诉你吧：按下 Alt+< 缩小显示比例，而按下 Alt+> 键放大显示，键盘控制，得心应手！
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6. 快速添加/删除按钮
是不是对WPS Office中的千篇一律的界面有了一些厌倦？不用急，只要注下 Alt键的同时，用鼠标按住任一按钮不放，就可以把这个按钮拖动到任意一个工具条的任意位置上，从而实现你自己个性化的按钮摆置。另外，如果我们同时按下 Ctrl 和 Alt键不松开，而用鼠标按住任一按钮不放，就可以把这个按钮复制到任意一个工具条的任意位置上。而且移动或复制后的按钮实现的功能将不会有任何变化！
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7. WPS Office中插入国际音标另法
我们知道在WPS Office中可以非常方便地通过单击“插入”\“符号”\“国际音标”来插入国际音标符号。但是它有一个缺点，就是用此法插入国际音标后只能够将此文档存为WPS Office格式，否则在别的机器上则会出现一大推乱码而无法认出或在其它软件中进行再编辑。究其原因是由于WPS Office在插入时运用的是WPS Office中内置的国际音标符号图形集，它仅对WPS 文件格式有效。其实，为了做到与系统“兼容”，我们完全可以采用另外一种方法来插入国际音标：只要我们找到金山词霸安装盘，并在其中找到一个名为Kingsoft Phonetic Plain的TrueType字库，然后通过控制面板中的安装新字体命令将它安装到Windows的Fonts文件夹下。以后在WPS Office中需要什么音标字符时，我们可以单击“开始”\“程”\“附件”\“系统工具”\“字符映射表”命令，打开“字符映射表”程序，并从字体下拉框中选择“Kingsoft Phonetic Plain”字体，其中的字符就会显示，选中自己需要的音标符号，再点击“复制”钮将它复制到Windows剪贴板中，然后到WPS Office中按下粘贴钮即可。利用此法插入的国际音标，即使将此文件不存为WPS格式的文件也能够被其它的软件识别出来，并可以修改和打印，这无疑大大提高了它的“兼容性”。同时，在此字库中也有所有的汉语拼音字符可供选择，这对于从事汉语拼音教学的用户来说就更好了。
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8. 压缩你的WPS文件
由于使用WPS Office生成的文件一般都是其特定的WPS Office格式，所以文件一般都比较大，哪怕几十个汉字的文件也会有几十K大小，如果在其中夹了图片，那就更大了。不过，你可能没有在意过，只要我们的鼠标轻轻一点击，即可在不影响正常使用和不丢失文件的任何格式的前提下将WPS Office文件“减肥”，而且效果绝对立竿见影。原来，在WPS Office 中已经“内置”了压缩算法，点击WPS Office中“工具”菜单的“综合设置”命令，打开设置窗口后，在“系统”标签下选中“文件以压缩方式存盘”选项后，再点击工具栏上的存盘图标将你的文件重新存一次盘，看一看，文件就会小许多。经过我的试用，发现此“内置压缩算法”对于将图片存入文档中的大文件尤其明显。如我们的一篇CAI教材在未使用“文件以压缩方式存盘”项前保存为5.18M，而压缩存盘后仅为1.68M！而且如果我们将当前文件存为纯文本文件，此选项对纯文本文件也有效，从而打破了TXT文件是最小文件的传统观点。这么酷的“免费”功能，大家不想试试吗？
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9. “制作”WPS2000英文版
WPS2000的确不错，但是能把它变成英文版给老外用用吗？没问题，跟我来：
（1）启动ExeScope软件，并用它打开C:\MINI\WPS2000的RESOURCE.DLL文件（WPS2000的资源文件，所有的资源全部在这里）；
（2）首先我们将金山公司的徽标改为英文的，选中58号点阵图资源，然后点击“导出”钮，存为一个BMP文件，再用画图软件打开这个BMP文件，将“金山公司”它改为“KingSoft Corporation” ，将“欢迎使用WPS2000系统”改 “Word Processing System for Microsoft Windows”等信息，存盘退出，再通过“导入”钮将“英化”后的图片资源导入；
（3）接下来汉化菜单，点中菜单资源，选中2号资源，将其中的中文改为英文，如此反复，将所有的菜单全部汉化，不过这个过程必须要有耐心；
（4）再汉化对话框，点中对话框资源，选中100号资源，将其中的中文改为英文，如此反复，直至将所有的对话框资源全部汉化，同样这个过程也必须要有耐心；
（5）最后汉化字符串，点中字符串资源，选中9号资源，将其中的中文改为英文，如此反复，直至将所有的字符串资源全部汉化，这是中文最多的，为了最后的作品，咬咬牙吧！
至此英化成功，别人使用起来就是英文版的了。
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10. 突破WPS Office字号限制
我们都知道，在WPS Office中是通过选择文字字体的字号来改变文字的大小的，我们甚至可以在工具栏中的字号下拉框中直接键入字的大小，如16、30、50等，但是用WPS Office打出来的字最大的字号不能够超过128磅！如果在字号的下拉框中键入大于128的数，WPS Office系统就会给你发出“字号大小必须介于4——128磅之间”的警告信息。其实，我们完全可以在编辑区中选中文字，然后选择“文字”\“字体”命令，在字号中自己键入字号即可，再也不必局限于4-128磅了。
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11. WPS无麻点输出图像
现在针式打印在国内有很大的市场（尤其在用针式打印机打印试卷的学校），而现在一般的文稿都需要图文并茂，用WPS固然可以很容易地在屏幕上制作出图文并茂的作品，但是如果一旦我们嵌入一幅图片后，用打印机打出来后，图片中的白色部分总有一些麻点，非常难看。其实，只要我们在插入一幅图片后，右击打开其属性对话框，并设置其颜色为“灰度”即可过滤掉其纯白色，从而保证打印出来的图像没有麻点！
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12. 让WPS Office出自动缩进
WPS Office是最近金山公司推出的新一代办公组合软件，集成文字处理、电子表格、电子幻灯、电子邮件、网页编辑制作、图像浏览编辑等六大功能模块于一体，改变了过去只具有字处理能力的局面，可谓说是开创了国内办公软件的新篇章。但是，我们在使用WPS Office默认模板新建文档时，却发现它并不自动缩进！其实，我们只要点击“文字”\“段落”命令，打开 “段落属性”设置窗口，在“缩进”区域中将“缩进”设置为“2格”，再单击“文件”\“存为模板”命令把它保存起来。最后，再单击“文件”\“新建”命令（注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键，用这两种方法启动的仍是原先不自动缩进的默认模板），在打开的“建立新文件”窗口中选择我们刚才设置过自动缩进的模板，并选中对话框下方的“设为默认模板”项，点击“确定”钮使设置生效即可。
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13. 让WPS Office也支持打印预览
不知道大家注意过没有，当我们在Microsoft Word中编辑文档时，我们可以随时点击工具栏上的“预览”钮来观看排版效果，真正做到“所见即所得”。但是WPS Office在不安装打印机的电脑上实施打印预览时会却提示出错，并且无法打印预览。这样就会造成预览功能不可用，给用户造成很大的不方便。其实，经过我们试验，发现只要我们随便安装一打印机的驱动程序（也可以安装传真），而不管你的机器上是不是真正地有打印机设备，都可以“骗过”WPS Office，使其支持打印预览功能。是不是很绝？有时候电脑也是很笨的！
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14. 妙用WPS Office管理文件
在WPS Office中内置了浏览网页的功能模块，使得我们可以非常方便地上网浏览网页。但是，你知道吗，利用WPS Office的网页浏览器除了可以浏览互联网网页外，还能够管理本地硬盘和资源呢。只要我们打开WPS Office并切换至网页模块后，在地址栏中输入路径即可，如输入C:\Temp可直接转到硬盘上的Temp子目录中，甚至可以新建另一个窗口，在不同的窗口之间打开不同的文件夹进行文件的拷贝和移动操作，免去了切换至资源管理器之苦。真正体现了金山办公套件组合的办公风格。
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15. 在WPS Office中调用系统图标
朋友们，我们在平时学习电脑时，在电脑教材上经常可以看到一些非常熟悉的Windows中的图标，如记事本图标、安装程序图标等等，使得教材看上去生动、活泼，非常有说服力。那么，我们在自己的WPS Office文档中能不能也插入这些图标，美化我们的文档呢？答案是肯定的，请跟我来：先新建一个文件，然后选择 “插入”菜单下的“OLE对象”命令，在“插入对象”对话框中选择“新建”项，并在“对象类型”中选择“对象包”，再单击“确定”，进入到“对象包装程序”窗口。此时，单击“插入图标”便进入到“更改图标”界面，缺省状态下图标文件为“Windows\System\shell32.dll”，该文件中存有多个图标（如果你想插入其它图标也可以点击“浏览”钮打开其它的EXE或DLL文件，找到图标资源）。根据需要，我们可以选择其中的一个图标，单击“确定”，退回到“对象包装程序”窗口后，再点击叉号，关闭“对象包装程序”，程序会询问是否更新，点击“是”后即可在当前文档中看到插入的图标。另外，我们还可以在文档中调整图标的尺寸大小，并将其放置到合适的位置。如果我们对插入的图标不满意，还可以双击它，打开“对象包装程序”，重新选择图标，再重复上面操作即可。这比单纯复制、粘贴过来的图标修改起来要方便得多了。
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16. 在WPS Office中快速插入自定义信息
我们在录入文字的时候经常遇到重复输入一段文字的情况，例如我们要在文章的末尾加上个人信息，这一部分工作纯粹是重复劳动。使用Windows 剪帖板每次都得打开一个文件，按下Ctrl+C、Ctrl+V，时间一长也未免有些烦。其实在WPS Office中快速插入一段特定信息可以通过它的“图文符号库”来实现，具体做法如下：
（1）右击WPS Office工具条，并选中“图文符号库”对象，就可以看到“图文符号库”了，默认的有文字符号类、数学类、物理类、化学类、计算机类五大基本类库，在每一个类库下还有子类库，可以通过鼠标单击展开它们；
（2）在图文符号库窗口中右击“图文符号库”夹，右击鼠标，然后选择“新建类型”命令，此时会出现一个自定义的“新类型”图文符号库，键入文字，将其名称由默认的“新类型”改为“特定信息集”；
（3）选中“特定信息集”，在右侧空白窗口中单击鼠标右键，选择“新建”，会出现一个“新建对象集”窗口，把名称改为“作者信息”，文件名改为“authorinf.WPL”，并在注释信息里写上一些内容，按“确定”钮；
（4）当我们在进行文字编辑时，需要将保存的内容复制到剪贴板中供其它的程序再粘贴使用时，可以在编辑窗口中选中这些文字，然后用鼠标左键将它们拖放至“特定信息集”的“作者信息”窗口的右边，当鼠标光标变成一个圆加上一个方框时松开鼠标左键即可，WPS Office会弹出所示的确认框，按下确定钮即可将鼠标拖放内容“复制”到“作者信息”中；
（5）如果有多个数据需要复制，请重复第4步；
（6）欲插入“特定信息集作者信息”中的“作者信息”内容，请将鼠标指至“作者信息”右侧窗口的按钮，此时会出现内容提示，按一下按钮就会将它粘贴到当前文件中来了，而且即使退出WPS Office再重新启动这些内容由于保存在文件中并不会丢失，此法还可以在多个文件中“共享”这些数据。
注：利用此法可以快速“输入”难输入的字和常用的特殊符号及作者地址等相关信息，甚至可以在WPS2000中实现“多重剪贴板”功能（WPS Office中本身就有多重剪贴板功能），还不受个数的限制呢！
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17. 在WPS Office中实现折页打印
可能我们在很多时候要用WPS Office打印试卷或讲义什么的。不过，试卷和讲义有一特点就是左右都有页码（相当于折页打印），但这通过WPS Office的分栏命令再选择“插入”\“页号”是行不通的。其实在WPS Office的模板中就有一个现成的“折页打印”模板可供选择，利用“折页打印”模板即可制作出折页打印文档。我们要做的只是启动WPS Office，然后单击“文件”\“新建”命令，并在打开的“建立新文件”对话框中选择“通用”模板下的“折页打印”模板，按下确定钮后即可。信手拈来，相当方便。
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18. 如此重新安装WPS 2000
我们用过WPS2000的人都知道，如果我们在Windows中已经安装过了WPS2000，那么在不卸载的情况下重新安装将无法成功（由于WPS2000的安装程序在初始化时会检查注册表）。许多人在不小心将WPS2000的文件夹删除后，想重新安装WPS2000却无能为力。这时候请大家运行注册表编辑器，点击“编辑”\“查找”，输入“WPS2000”，将注册表中的关于WPS2000的注册信息全部删除即可正常安装WPS 2000。
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19. 让WPS　Office地址薄也支持“导入”
电子邮件中的地址薄可以让用户方便地进行发送账户的管理及邮件的发送。但是细心的读者可能都注意到了，WPS　Office中的地址薄有一个特点就是只能够导入不能够导出，这一点就显得有些自私了。不过，我们还是可以让它“发扬风格”的。只要进入WPS　Office安装文件夹下找到一个名为 KSAddressBook.abk 的文件，然后将其扩展名改为TXT即文本文件后，双击后看一看。怎么样，地址段中的信息一目了然了吧！其中主要的是姓名和Mail，其余的各字段对应如下：FmProvince（家庭省份）、FmCity（城市）、FmPostcode（邮政编码）、FmStreetAddr（地址）、HomeTel（宅电）、HomeTel2（宅电2）、FmFax（家庭传真）、Company（公司）、OfCountry（公司所在国家）、OfProvince（公司所在省份）、OfCity（公司所在城市）PostCode（公司所在的邮政编码） 、HomeAddress（家庭住址）、OfPosition（公司职位）、OfDepartment（公司部门）、OfficeTel（公司电话）、OfficeTel2（公司电话2）、Fax（公司传真）等，你也可以进行复制粘贴导入或打印。
另外，WPS　Office中的地址薄只能导入不能够导出，这就意味着如果WPS　Office中的地址薄一旦丢失，刚面临着重新输入的危险！其实， KSAddressBook.abk 就是WPS　Office的地址薄文件，大家可以将它拷贝下来，等重装WPS　Office后可以拷贝回去即可进行恢复。
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20. 让文字排列更加整齐
我们有时候发现要想把一排排文字排得非常整齐还真是难！不是多出几个空格就是少了几个。而且使用复制/粘贴命令也不太方便。其实，使用过WPS Office表格的读者都知道，表格中的文字是自动排得整整齐齐的。既然这样，我们完全可以借助表格来排列文字：先制作出一张大小适中的表格，并将所需的文字输入其中，再选中这个表格，右击鼠标，打开“对象属性”\“表框特殊”设置框，将其外框边线设置为空线，再选中所有的表格，右击鼠标，打开“对象属性”\“边线填充”设置框，将此表格的“下边”和“右边”的边线都设置为“空线”即可。
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21. 在稿纸中加入你自己的信息
WPS Office中有一种特有的稿纸方式，它非常适合于中国用户打印稿纸文章，但是WPS2000设置后的稿纸方式，在稿纸的上方会有“第X页 共X页”、下方会有“20×15”、“WPS Office”字样出现，严重影响美观，而一般用户又无法去除，很是苦恼。其实，我们只要新建一文件，然后按下“Ctrl+L”键，调出页面设置对话框，设置为稿纸方式。再单击“插入”\“文字框”，并将文字框移动到“第X页 共X页”字样上，覆盖它，设置这个文字框的属性为不影响排文，排在每一页；再复制这个文字框，将它拉长后，覆盖到“20×15”、“WPS Office”字样上。最后在文章中输入自己文章里的文字，你就会发现这些讨厌的“第X页 共X页”、下方会有“20×15”、“WPS Office”字样再也不出现了。
注：（1）如果你嫌每次这么干麻烦的话，也可以将它存为一个模板文件，以后用时，以它为模板打开即可。其实，我们要想做到一劳永逸，只需将WPS Office文件夹下\Template\WPS\稿纸子文件夹下（如C:\Program Files\Kingsoft\Winwps\Template\WPS\稿纸）的10x20稿纸.wpt、15x20稿纸.wpt、20x20稿纸.wpt和20x25稿纸.wpt（WPS 2000中为其安装文件夹下的Template子文件夹下的ssht1020、ssht1520、ssht2020、ssht2025四个文件）文件依照（1）——（4）步骤进行修改即可，它们分别对应10行20列、15行20列、20行20列、20行25列的稿纸模板文件。
（2）你也可以制作安装程序，将刚才修改过的四个稿纸模板（在WPS2000文件夹下的Template子文件夹下）安装到对应的WPS安装文件夹下的Template子文件夹下，就去掉了WPS稿纸方式上的无用字样了。
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22. 巧用WPS Office“找回”FoxMail个人地址薄
FoxMail3.11对于3.0作了一个重大的改进就是设立了公共地址簿和个人地址簿，个人地址簿下的地址对不同账户独立分开，相应账户只能够看到本账户的地址薄，这在一定程序上达到了保密的目的。但是，有时我们会误把带有个人地址薄的账号给删除掉，这时候进入FoxMail后就再也看不到个人地址薄中的内容了。其实，巧妙地利用WPS Office中的邮件管理程序就可以找回这些地址薄。具体操作如下：
（1）启动WPS Office；
（2）右击任务栏，选择“电子邮件程序”；
（3）单击“文件”\“导入”\“地址薄”命令，并选择“导入FoxMail3.0地址薄”（尽管这时选择“导入FoxMail 3.0地址薄”，但经我们试验，完全可以导入FoxMail 3.1的地址薄）；
（4）点击“下一步”钮，选择FoxMail安装文件夹下的Address文件夹下的扩展名为.IND和.OUT文件，它们都是FoxMail的地址薄文件，而一般个人地址薄都放在AAAAA0.IND、AAAAA0.BOX、AAAAA1.IND、AAAAA1.BOX、AAAAA2.IND、AAAAA2.BOX……的文件里，注意相应的.IND和.OUT文件不能够搞错了，必须一一对应，否则无法导入成功；
（5）点击“下一步”即可完成，如果有多个文件，可以重复3——4步命令，直至全部导入成功为止；
（6）点击工具栏上的地址薄按钮可以发现FoxMail中的个人地址薄的内容已经成功导入了，你就可以给他们发送邮件了。
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23. 巧用WPS Office“找回”FoxMail加密账户邮件
大家都知道，为了防止非法用户偷看信件，在FoxMail中用户可以对账户进行加密以加强系统安全，但是有时候，如果我们自己账户的口令忘记了，难道就意味着其下的邮件永远也看不到了吗？其实，巧妙地利用WPS Office电子邮件系统就可以解决这个问题。具体操作如下：
（1）启动WPS Office；
（2）右击任务栏，选择“电子邮件程序”；
（3）单击“文件”\“导入”\“邮件”命令，选择“FoxMail3.0版”（尽管这时选择导入的是“FoxMail 3.0版”，但经我们试验，完全可以导入FoxMail 3.1的邮件）；
（4）点击“下一步”钮，打开FoxMail安装文件夹下mail下的相应用户文件夹（如F:\Foxmail\mail\韶亚军ISP），可以看到in.box、out.box、sent.box、和trash.box及AAAAA1.IND、AAAAA1.BOX、AAAAA2.IND、AAAAA2.BOX等等文件，它们分别对应收件箱、发件箱、已发送信箱和废件箱及自己建立的私人邮箱。选择相应的文件后返回；
（5）接下来，选择导入邮箱（即将邮件导入到何邮箱中），我们将它们导入到收件箱中。
（6）重复3——4步命令，直至全部导入，之后你就可以看到原先FoxMail加密账户邮箱中的内容现在已回来了。
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24. WPS Office中默认标尺单位的改变
在使用WPS Office进行编辑和处理文档时，为了精确地控制文档的左右边界和某些字符的制表位，一般都要进入页面设置，设置其显示的单位，共有毫米、厘米、英寸和磅四种单位可供选择，不过等我们单击确定后，下次进入页面设置时，会发现原来设置的值没有生效。同时，我们也发现，对于文档中的垂直与水平标尺栏也无法自由地设置其显示标尺单位，非常苦恼。其实，这时候我们试着用鼠标右击一下垂直或水平标尺栏，你会发现弹出了一个菜单，在其中就可以自由地选择显示标尺单位了。而且下次再次进入页面设置，发现页面设置中的标尺值与刚才右击后选择的标尺单位是一样的，说明了此处的标尺单位取决于垂直与水平标尺栏的单位设置，在此处设置有效，至此问题解决。
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25. 真正实现全文替换
最近，我们在使用WPS Office的过程发现了它的一个非常严重的Bug—无法真正实现全文替换！即当你选中的文字正好就是需要替换的文字的话，则无论你选择是向前替换还是向后替换都无法将选中的文字替换掉，从而造成漏替换。如果一篇文章中只有一个地方有要替换的文字而正好被你选中，则会弹出“找不到××”的错误消息框。当然解决起来也相当简单：将鼠标移到其它地方，并点一下，不选中任何文字，然后进行正常的“查找且替换”操作即可。
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26. WPS Office中任意控制显示大小比例
我们都知道，在WPS2000中是可以在工具栏中的显示比例框中框选择文档的显示比例，但是它只能够选择400%、300%、200%、100%、75%、50%、25%、10%、页宽、页高、单页、双页、多页中的任何一种。但有时候，我们会发现，满屏幕显示不下，但是显示75%字又嫌小，这又该怎么办呢？其实，我们只要先选中这个下拉框，并选中里面的字符，再输入数字，就会以百分之你输入的数字来显示这个文档，如输入80，按回车键后你就会就可以发现，文档已经以80%显示了，真是非常方便。而且后经我们摸索，发现几乎在所有的Windows的下拉框中都可以通过这种方法来实现个性定制大小，如字体的大小等等，也就说下挂框有文本框的作用，至少可以说它们之间有一些类似之处。
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